Ganz einfach: erste Schritte

Kreativität kennt keine festen Regeln – und auch beim Arbeiten mit Kunst gibt es nicht „den einen richtigen Weg“. Egal, ob Profi oder Gelegenheitskünstler, ob Schnellskizze oder groß angelegte Werkreihe: Jeder hat seine ganz eigenen Methoden, Kunst zu schaffen und zu verwalten. Genau hier setzt dARTabase an. Unsere Webapplikation hat den Anspruch, Ihnen die Nutzung zusätzlicher Werkverzeichnisse zu ersparen – denn dARTabase erfasst und sammelt alle relevanten Informationen rund um Ihre Werke zentral an einem Ort.

Das Sammeln von Werkdaten, Lagerorten, Ausstellungshistorien und Veranstaltungsdetails ist häufig mit Zettelwirtschaft oder verstreuten Notizen verbunden. dARTabase bringt Klarheit und Ordnung ins kreative Chaos und stellt dabei situativ die passenden Werklisten für Ihre Ausstellungen und Events zusammen. Das Ziel: Sie müssen kein Verwaltungsexperte sein – dARTabase ist dafür gemacht, Sie in Ihrem kreativen Alltag mit minimalem Aufwand bestmöglich zu unterstützen. Die Oberfläche ist bewusst darauf ausgelegt, dass Sie die Webapplikation auch nur gelegentlich nutzen können, ohne den Überblick zu verlieren.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand von Screenshots, wie dARTabase Ihnen auf dem Weg zur optimalen Kunstverwaltung hilft – egal, wie individuell Ihr kreatives Schaffen ist.

Das Datenmodell im Überblick: Alles Wichtige an einem Ort

Bevor Sie mit der Verwaltung Ihrer Werke loslegen, ist es hilfreich, einen kurzen Blick auf das Grundprinzip von dARTabase zu werfen. Das dARTabase-Datenmodell bildet die Basis der Anwendung – einfach verständlich, aber umfassend genug, um alle für Sie wichtigen Informationen zu speichern.

Jedes Kunstwerk wird mit seinen wichtigsten Grunddaten wie Titel, Abmessungen und Beschaffenheit erfasst. Ergänzend halten Sie Finanzdaten wie den Versicherungswert oder Verkaufspreis direkt am Werk fest. Selbstverständlich können Sie auch jederzeit Abbildungen Ihres Werkes hochladen oder eigene Notizen eintragen, um den Entstehungsprozess, besondere Merkmale oder eigene Gedanken zum Werk festzuhalten.

Darüber hinaus verwaltet dARTabase auch sogenannte Orte oder Lagerorte. Damit sind physische Standorte wie Atelier, Keller oder Garage gemeint, an denen Ihre Werke aufbewahrt werden – aber auch virtuelle Orte, zum Beispiel für digitale Veranstaltungen und Präsentationen.

Ein weiteres zentrales Element ist die Verwaltung von Veranstaltungen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um physische Ausstellungen, Präsentationen in einer Galerie oder die temporäre Ausleihe eines Werkes handelt. Ebenso lassen sich digitale Präsentationen abbilden, etwa Werke, die auf Ihrer Homepage veröffentlicht oder gezielt in einer E-Mail vorgestellt werden.

So entsteht eine zentrale Anlaufstelle für alles rund um Ihre künstlerischen Arbeiten – übersichtlich, individuell erweiterbar und jederzeit abrufbar.

Alles im Griff: Die wichtigsten Funktionen von dARTabase

dARTabase begleitet Sie Schritt für Schritt durch die Organisation und Verwaltung Ihrer Kunstwerke. Sie können ganz einfach Werke anlegen, bearbeiten oder, falls nötig, auch wieder löschen. Für Ihre Ausstellungen unterstützt dARTabase Sie zusätzlich mit praktischen Werkzeugen wie Transportlisten, Werklisten oder Versicherungslisten – so haben Sie alle wichtigen Infos immer zur Hand, sei es für die Organisation vor Ort oder zur Vorbereitung einer neuen Ausstellung.

Auch digitale Präsentationen lassen sich unkompliziert umsetzen. Ob virtuelle Veranstaltungen oder die Präsentation Ihrer Werke im Internet: Mit wenigen Klicks stellen Sie Ihre Arbeiten dort vor, wo Sie gesehen werden sollen. Für die Übersicht bietet dARTabase ein komplettes Werkverzeichnis, das Sie in verschiedenen Layouts als PDF exportieren können.

Um mit Ihren Daten flexibel weiterzuarbeiten, können Sie sämtliche Werkdaten für eine einfache Nachbearbeitung exportieren – zum Beispiel direkt im Excelformat. Und für den letzten Schliff bei Ausstellungen oder zur Inventarisierung Ihrer Sammlung ist die Etikettendruck-Funktion eine nützliche Ergänzung.

So bleibt Ihre Kunst immer übersichtlich organisiert – digital, flexibel und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Im nächsten Schritt führen wir Sie durch die ersten Eingaben und zeigen Ihnen, wie Sie Ihr persönliches Kunstarchiv mit dARTabase anlegen.

Erste Schritte

Ziel ist ein grundlegendes Kennenlernen, vertrauen in den Umgang mit den Tools und Sicherheit bei der Eingabe sowie Verständnis um die Funktionen zu schaffen.

Checkliste für ein erstes Kennenlernen von dARTabase:

• Künstler (sich selber) anlegen

• Haupt-Lagerort als physischen Ort anlegen (z.B. Garage oder Atelier)

• 2 Werke erfassen mit Werkdaten, Künstlerangabe, Lagerort und einer Abbildung

• Durchführung einer virtuellen Veranstaltung mit den beiden Werken

1. Künstler anlegen

Nach dem Login werden Sie von einem Dashboard mit den wichtigsten Informationen auf einem Blick begrüßt. Um einen Künstler anzulegen wählen Sie im Menü „Künstler“ aus oder folgen Sie dem Übersicht Button der „Künstler“ Kachel.

Um einen Künstler zu erfassen, folgen Sie dem „Künstler erfassen“ zu einem Eingabeformular. Hier können Sie alle relevanten Daten zu einem Künstler angeben. Nach dem erfassen wird der angelegte Künstler nun in der Tabelle angezeigt.

2. Haupt-Lagerort als physischen Ort anlegen

Um einen Ort (in diesem Fall den Haupt-Lagerort) anzulegen wählen Sie im Menü „Ort“ oder folgen Sie dem Übersicht Button der „Orte“ Kachel.

Um einen Ort anzulegen, folgen Sie dem „Ort erfassen“ zu einem Eingabeformular. Nach dem erfassen wird der angelegte Ort nun in der Tabelle angezeigt.

Geben Sie eine Bezeichnung für den Ort an z.B. Garage, Atelier etc. Sie müssen anschließend im „Ortstyp“ Dropdown aus folgenden Optionen wählen:

1. Ausstellungsort, ein Ort an welchem Sie ein oder mehrere Kunstwerke ausstellen

2. Lagerort, ein Ort an welchem Sie Kunstwerke lagern

3. Virtuelle Galerie, um virtuelle/digitale Kunstwerke zu erfassen.

Nach dem Erfassen wird der angelegte Lagerort nun in der Tabelle angezeigt. Sollten Sie eine Werkliste für einzelne Orte benötigen, Exportieren Sie die gesamte Werkliste in der Werke-Übersicht als Excel und nutzen Sie die Filterfunktion in Excel um einen Ort zu filtern.

Um in Punkt 4 eine Veranstaltung durchzuführen muss ein weiterer Ort (z.B. Galerie Mustermann) mit dem Ortstyp „Ausstellungsort“ angelegt werden.

3. Werke erfassen mit Künstlerangabe, Lagerort und Abbildungen

Um Werke zu erfassen wählen Sie im Menü „Werke“ oder folgen Sie dem Übersicht Button der „Werke“ Kachel.

Um ein Werk anzulegen, folgen Sie dem „Werk erfassen“ zu einem Eingabeformular. Nach dem Erfassen wird das angelegte Werk nun in der Tabelle angezeigt.

Geben Sie ihre bekannten Daten zum Werk an. Wenn Sie eine Vielzahl von Werken anlegen, macht es Sinn diese zur einfachen Verarbeitung mit Werknummern zu versehen. Wählen Sie im Künstler Dropdown den zuvor angelegten Künstler aus.

Wählen Sie im Lagerort Dropdown den zuvor angelegten Lagerort aus. Um Abbildungen zu ergänzen, müssen Sie das Werk erstmalig speichern. Sie können mehrere Abbildungen hochladen und eine Hauptabbildung auswählen, diese wird zur Anzeige in der Werke-Übersicht Tabelle und einigen PDF-Exports genutzt.

4. Durchführung einer physischen und virtuellen Veranstaltung

Für folgende Schritte ist Voraussetzung, dass ein Veranstaltungsort unter „Orte“ angelegt ist. Erfassen Sie einen Ort (z.B. Galerie Mustermann) und wählen Sie als Ortstyp „Ausstellungsort“ aus. Folgen Sie hierfür den Schritten in Punkt 2.

Um Veranstaltungen zu erstellen wählen Sie im Menü „Veranstaltungen“ oder folgen Sie dem „neu erstellen“ Button der „Veranstaltungen“ Kachel.

Um eine Veranstaltung zu erstellen, folgen Sie dem „Veranstaltung erstellen“ zu einem Eingabeformular. Nach dem erstellen wird die angelegte Veranstaltung nun in der Tabelle angezeigt.

Geben Sie eine Bezeichnung für die Veranstaltung ein. Wählen Sie den Beginn und das Ende der Veranstaltung. Um den Transport zu planen können Sie den Transportbeginn, ab wann das Werk nicht mehr Verfügbar ist und das Transportende, ab wann das Werk wieder im Lagerort zurück ist festlegen.

Durchführung einer physischen Veranstaltung

Wählen Sie im Veranstaltungsort Dropdown den zuvor erstellten Veranstaltungsort aus und erstellen Sie eine Veranstaltung.

Durchführung einer virtuellen Veranstaltung

Wählen Sie im Veranstaltungsort Dropdown die Option Virt. Veranst. Ort“ aus. Sollte ein Werk einer virtuellen Veranstaltung zugeordnet sein, wird dieses Werk nicht für andere Veranstaltungen blockiert.

Nach dem erstellen der Veranstaltung müssen dieser noch Werke zugeordnet werden. Dazu im Seitenmenü „Werk hinzufügen / löschen“ folgen.

Es können nun mehrere Werke nacheinander der Veranstaltung zugeordnet werden. Sie können diese Entweder aus dem Dropdown auswählen oder über die Werkliste suchen. Sollten Sie Anmerkungen zum Zustand haben, z.B. eine bereits existierende Beschädigung, können Sie diese im Textfeld „Kommentar/Zustand (intern)“ für jedes einzelne Werk für diese Veranstaltung ergänzen.

Sollten Sie weitere Veranstaltungen verwalten wollen, folgen Sie im Seitenmenü „Veranstaltung verwalten“. Um diese Veranstaltung anzuschauen und eine Internetpräsentation zu erstellen, folgen Sie im Seitenmenü „Veranstaltung zeigen“.

Tipps & Tricks

Alle Texte in Deutsch erfassen es sei denn für einzelne Werke ist es zwingend notwendig englisch zu nutzen
Werkzustandserfassung können Sie in den Werkkommentaren ergänzen
Bilder in Smartphone Qualität sind ausreichend (auf gute Belichtung achten)
Aufteilung von Orten um die Auffindbarkeit zu optimieren (z.B. Wenn in einer Garage mehr als 200 Werke gelagert werden, kann es sinnvoll sein, einzelne Regale zu erfassen)
Erstellung von Werklisten für einzelne Orte: Export der gesamten Werkliste als Excel und mit der Filterfunktion einen Ort filtern
Vermeidung gleicher Werknummern z.B. Serien (die Werknummer könnte 101-1, 101-2 etc. sein) und Verwendung der Auflagen Felder
Alle Werkbilder werden in dARTabase mit einem Wasserzeichen versehen. So kann z.B. eine Veröffentlichung im Internet oder die Verwendung von Werkbildern von Dritten auf Echtheit überprüft werden

Ob für den schnellen Überblick, große Ausstellungen oder die digitale Präsentation: dARTabase passt sich Ihren persönlichen Bedürfnissen an und unterstützt Sie dabei, mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen – Ihre Kunst.